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政策法規(guī)
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陜西省財(cái)政廳 陜西省檔案局 關(guān)于印發(fā)《陜西省政府采購(gòu)檔案管理辦法》的通知

2023-06-20 | 責(zé)任編輯:admin | 瀏覽數(shù):2436 | 內(nèi)容來(lái)源:本站編輯發(fā)布

陜西省政府采購(gòu)檔案管理辦法


第一章 總則

 

第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理,有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)檔案資源,根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及《陜西省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省工作實(shí)際,制定本辦法。

第二條 政府采購(gòu)檔案是指在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的,具有查考、利用和保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等不同形式的歷史記錄,是反映政府采購(gòu)當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)的重要憑證。

第三條 本辦法適用于陜西省各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)(含集中采購(gòu)機(jī)構(gòu))對(duì)政府采購(gòu)檔案的歸集、管理、利用和銷毀等活動(dòng)。

第四條 政府采購(gòu)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)財(cái)政部門負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案工作的管理和監(jiān)督,各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)對(duì)政府采購(gòu)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條 政府采購(gòu)檔案實(shí)行“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”,采購(gòu)人承擔(dān)本單位政府采購(gòu)活動(dòng)檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責(zé)任。政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全,便于社會(huì)各方面利用。

 

第二章 政府采購(gòu)檔案的歸集

 

第六條 政府采購(gòu)檔案歸集應(yīng)當(dāng)符合以下要求:

(一)政府采購(gòu)檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全;

(二)檔案材料中的簽名、印鑒必須真實(shí)有效;

(三)政府采購(gòu)檔案資料除特殊情況外均要求為原件。


第七條 政府采購(gòu)檔案歸集應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

(一)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)需求、采購(gòu)意向、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方式變更審批、采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品核準(zhǔn)、委托代理協(xié)議等前期文件資料;

(二)采購(gòu)文件及其澄清或修改、采購(gòu)公告、資格預(yù)審、答疑、供應(yīng)商報(bào)名記錄等文件資料;

(三)投標(biāo)或響應(yīng)文件及其補(bǔ)充、修改或撤回,供應(yīng)商資格審查,開標(biāo)(談判、詢價(jià))記錄和錄音錄像等開標(biāo)文件資料;

(四)專家抽取、采購(gòu)人代表授權(quán)、評(píng)審過(guò)程及評(píng)審報(bào)告等評(píng)審文件資料;

(五)中標(biāo)或成交文件資料、中標(biāo)或成交通知書、中標(biāo)或成交公告等中標(biāo)、成交文件資料;

(六)采購(gòu)合同及其補(bǔ)充、修改、中止或終止、履約驗(yàn)收、資金支付等文件資料;

(七)質(zhì)疑及答復(fù)、投訴處理等文件資料;

(八)其他與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料。


第八條 政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)在政府采購(gòu)合同簽訂后3個(gè)月內(nèi)或竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸集,因故不能按期歸集的,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)作出書面說(shuō)明,并及時(shí)歸集檔案?缍鄠(gè)年度實(shí)施的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)按最后一次實(shí)施年度歸集相關(guān)文件資料。

第九條 通過(guò)政府采購(gòu)電子賣場(chǎng)、零星采購(gòu)、緊急采購(gòu)等方式開展的政府采購(gòu)活動(dòng)的檔案,可以不按照第七條規(guī)定的內(nèi)容,由采購(gòu)人根據(jù)單位內(nèi)控制度自行歸集。

第十條 政府采購(gòu)檔案按照年度采購(gòu)項(xiàng)目歸檔組卷。案卷應(yīng)當(dāng)編制案卷封面、卷內(nèi)目錄,放置卷內(nèi)備考表,形成年度檔案案卷目錄,以卷為單位整理的,目錄應(yīng)采用《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-2008)。

第十一條 卷內(nèi)文件應(yīng)當(dāng)結(jié)論性材料在前、說(shuō)明性材料在后,按照政府采購(gòu)工作流程排列,包括前期文件資料、采購(gòu)文件資料、開標(biāo)(談判、詢價(jià)等)文件資料、評(píng)審文件資料、中標(biāo)或成交資料、合同及履約驗(yàn)收文件資料、其他文件資料等。

第十二條 卷內(nèi)檔案應(yīng)當(dāng)有卷內(nèi)文件目錄,并符合以下要求:

(一)按照文件排列順序逐件填寫;

(二)根據(jù)文件題名填寫“案卷題名”,無(wú)題名的文件或材料,應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容自行擬定題名;

(三)以一套完整的材料(包括附件)總頁(yè)數(shù)填寫“頁(yè)數(shù)”;

(四)圖紙、設(shè)計(jì)效果圖等應(yīng)當(dāng)折疊成A4幅面,不能折疊的圖紙應(yīng)當(dāng)平放或卷放;

(五)光盤、硬磁盤等不同載體的檔案,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編號(hào),分別組卷整理,并在卷內(nèi)目錄備注欄注明與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的互見(jiàn)號(hào)(檔號(hào))。

第十三條 政府采購(gòu)檔案可以以紙質(zhì)方式進(jìn)行歸集,也可以用電子檔案方式歸集保存,電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。鼓勵(lì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)利用信息化手段歸集保存政府采購(gòu)電子檔案,電子檔案應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。

第十四條 采購(gòu)人與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)約定由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案歸集的,采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)督促采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸集所有政府采購(gòu)檔案。采購(gòu)人政府采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施電子化交易的,應(yīng)當(dāng)以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集。

 

第三章 政府采購(gòu)檔案的管理

 

第十五條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存,不得偽造、變?cè)、隱匿或者銷毀,不得將政府采購(gòu)檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十六條 政府采購(gòu)檔案保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少15年。采購(gòu)結(jié)束之日以履約驗(yàn)收合格之日起算,因其他原因?qū)е挛茨馨雌诼募s驗(yàn)收的,以簽訂政府采購(gòu)合同之日起算。

第十七條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以在委托代理協(xié)議中約定由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集和暫時(shí)保管相關(guān)政府采購(gòu)檔案,但須明確歸集和保管的范圍、期限及責(zé)任等事項(xiàng)。其中,保管期限最長(zhǎng)不得超過(guò)該項(xiàng)目采購(gòu)結(jié)束之日起1年,到期前1個(gè)月,采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)將政府采購(gòu)檔案全部移交采購(gòu)人。

第十八條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購(gòu)檔案的管理工作,將政府采購(gòu)檔案管理作為本單位檔案管理制度的重要內(nèi)容之一,納入政府采購(gòu)內(nèi)控管理,并指定專人負(fù)責(zé),保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。政府采購(gòu)檔案管理人員發(fā)生變更時(shí),應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。

第十九條 鼓勵(lì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)設(shè)立單獨(dú)的政府采購(gòu)檔案貯存場(chǎng)所,貯存場(chǎng)所要保持清潔衛(wèi)生,做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

第二十條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)政府采購(gòu)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

第二十一條 采購(gòu)人因故合并的,應(yīng)按檔案管理有關(guān)規(guī)定將政府采購(gòu)檔案移交新成立的采購(gòu)人;采購(gòu)人因撤銷或其他原因而終止的,應(yīng)及時(shí)將政府采購(gòu)檔案整理移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購(gòu)人或上級(jí)部門。

第二十二條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因故合并的,應(yīng)按檔案管理有關(guān)規(guī)定將政府采購(gòu)檔案移交新成立的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu);分立的,應(yīng)自行協(xié)商由分立的一家采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案管理;因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,應(yīng)及時(shí)整理移交采購(gòu)人。

第二十三條 移交政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購(gòu)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、采購(gòu)人名稱、保管起止時(shí)限等,檔案移交清冊(cè)應(yīng)按移交的政府采購(gòu)檔案的最長(zhǎng)保存期限保存。政府采購(gòu)電子檔案的移交與接收還應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

 

第四章 政府采購(gòu)檔案的利用和銷毀

 

第二十四條 政府采購(gòu)檔案的利用,是指對(duì)政府采購(gòu)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。

第二十五條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用政府采購(gòu)檔案,在進(jìn)行政府采購(gòu)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行相關(guān)手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。政府采購(gòu)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

第二十六條 檔案利用者應(yīng)對(duì)閱覽、復(fù)制、摘錄或外借的政府采購(gòu)檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé),不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封或抽換等。

第二十七條 保管期滿的政府采購(gòu)檔案,應(yīng)按以下程序銷毀:

(一)檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見(jiàn),并登記造冊(cè);

(二)銷毀意見(jiàn)應(yīng)報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),同時(shí)報(bào)同級(jí)財(cái)政部門和檔案主管部門備案;

(三)銷毀政府采購(gòu)檔案時(shí),應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,核對(duì)清點(diǎn)銷毀的檔案,防止檔案遺失和泄密,銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽名;

(四)銷毀清冊(cè)(含銷毀清單及銷毀意見(jiàn))保管期限為永久。

 

第五章 法律責(zé)任

 

第二十八條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)接受財(cái)政部門或檔案主管部門對(duì)其政府采購(gòu)檔案的檢查。

第二十九條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在有關(guān)部門實(shí)施監(jiān)督檢查過(guò)程中,拒絕提供政府采購(gòu)檔案的,屬于拒絕有關(guān)部門依法實(shí)施監(jiān)督檢查,依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十一條等規(guī)定,由同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門責(zé)令限期改正,給予警告,可以并處罰款,對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員,由其行政主管部門或者有關(guān)機(jī)關(guān)給予處分,并予通報(bào)。

第三十條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的,依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十六條等規(guī)定,由同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門處以2萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以下的罰款,對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第三十一條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不按規(guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂、將政府采購(gòu)檔案據(jù)為己有拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案、明知所保存的政府采購(gòu)檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施造成檔案損失、檔案工作人員或者對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守造成檔案損失的,依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《陜西省檔案條例》第三十五條等規(guī)定,由縣級(jí)以上檔案主管部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,由主管部門或者有關(guān)單位對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

 

第三十二條 鼓勵(lì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的,應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。

第三十三條 對(duì)外援助項(xiàng)目、國(guó)家相關(guān)資格或者資質(zhì)管理制度另有規(guī)定的項(xiàng)目以及軍事采購(gòu)、涉及國(guó)家安全和秘密的采購(gòu)、因嚴(yán)重自然災(zāi)害和其他不可抗力實(shí)施的緊急采購(gòu),不適用本辦法。

第三十四條 對(duì)在政府采購(gòu)檔案歸集、管理、利用和銷毀過(guò)程中知悉的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和依法不予公開的信息,采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當(dāng)保密。

第三十五條 本辦法自2022年11月1日起施行,有效期至2027年10月31日!蛾兾魇∝(cái)政廳 陜西省檔案局關(guān)于印發(fā)<政府采購(gòu)檔案管理辦法>的通知》(陜財(cái)辦采管〔2008〕9號(hào))同時(shí)廢止。

 
 
 
 
 
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